KI-Beratung für KMU · Freising, München und ganz Bayern
Telefon, Posteingang, Angebote, Belege: In kleinen Betrieben frisst das Büro die Abende. Ich richte KI und Automatisierung so ein, dass sie genau diese Arbeit übernimmt. Mit Werkzeugen, die Ihre Daten schützen, und einem festen Ansprechpartner aus Freising.
30 Minuten · unverbindlich · Ihre Daten bleiben geschützt: Geschäftstarife ohne KI-Training, Auftragsverarbeitungsvertrag, Server in der EU, wo es geht.
4 %der Handwerksbetriebe nutzen bisher KI. 72 % sagen, sie haben zu viel zu tun, um sich mit Digitalisierung zu beschäftigen (Bitkom, 2025). Diese Zeit bringe ich mit.
Referenzen aus eigener Praxis
Bevor ich Ihnen KI empfehle, läuft sie bei mir im Alltag. Drei Beispiele aus meinen eigenen Betrieben:
Lokalnachrichten für Freising, Erding, Ebersberg, Fürstenfeldbruck und Dachau, dreimal pro Woche um 6 Uhr. KI-Agenten sammeln die Quellen, schreiben, vertonen und veröffentlichen auf Spotify und Apple Podcasts. Ein eigener Prüf-Agent gleicht die Meldungen mit ihren Quellen ab. Ohne Studio, auf einem kleinen Server.
Jeden Abend holt eine Routine die Rechnungen aus sieben Postfächern, erkennt doppelte, ordnet sie der richtigen Firma zu und verbucht die betrieblichen. Ein Dreivierteljahr Belege, 346 Stück, einzusammeln, zu sortieren und nachzuarbeiten hat einen Tag gedauert.
Den Etiketten-Konfigurator meines Onlineshops likoer24.de habe ich mit KI neu gebaut. Kunden gestalten ihr Etikett im Browser, Fotos werden automatisch freigestellt, die Vorschau entspricht exakt dem Druck. Nach der Bestellung entsteht die Druckdatei von selbst.
Außerdem umgesetzt: Umzug auf Microsoft 365 mit sauberer Mail-Absicherung (SPF, DKIM, DMARC), Kalenderabgleich über drei Systeme, Hausautomation mit Home Assistant.
Wer ich bin
Thomas Pellmeyer, Wirtschaftsinformatiker aus Freising. Acht Jahre in Softwarefirmen, zuletzt als Leiter Customer Success. Das ist die Abteilung, die dafür sorgt, dass Kunden eine neue Software wirklich nutzen: Ich habe sie durch die Einführung begleitet, bis alles im Alltag lief.
Seit 2020 führe ich nebenbei selbst einen kleinen Betrieb. Die Büroarbeit nach Feierabend kenne ich also aus eigener Erfahrung, nicht aus Präsentationen.
Mehr über mich auf pellmeyer.de →Was das in Ihrem Betrieb heißt
Vier Anwendungen passen in fast jeden Betrieb. Dazu kommen die, die Ihre Branche besonders entlasten, direkt zu Ihrer Branche geht es über die Leiste unten.
Nimmt jeden Anruf an, sagt offen, dass er eine KI ist, erkennt Notfälle und schickt Ihnen eine Zusammenfassung.
ab ca. 100 € netto im MonatTäglich aus allen Postfächern gesammelt, dem richtigen Betrieb zugeordnet und fürs Steuerbüro abgelegt, auf Wunsch direkt in DATEV oder Lexware Office.
meine eigene Buchhaltung läuft soDringendes oben, Antwortentwürfe fertig. Nichts geht ohne Ihren Klick raus.
30 bis 60 Min. pro TagAntworten aus Ihren eigenen Unterlagen, Verträgen und Anleitungen, immer mit Quelle.
1 bis 3 Std. pro WocheBeim Termin einsprechen und fotografieren. Die KI baut den Angebotsentwurf mit Ihren Positionen und Preisen, Sie prüfen und schicken ab.
ca. 1 Std. weniger pro AngebotDer Geselle spricht Stunden und Material ein, daraus wird der Regiebericht. Nichts geht mehr auf dem Weg zur Rechnung verloren.
weniger vergessene RegiestundenOffene Rechnungen werden täglich mit dem Konto abgeglichen, Kunden freundlich erinnert.
Geld kommt 1 bis 2 Wochen früherKunden mit Wartungsvertrag werden rechtzeitig angeschrieben und buchen ihren Termin selbst über einen Link.
weniger Telefonate vor der HeizsaisonStellenanzeige aus zehn Stichworten, und jeder Bewerber bekommt innerhalb einer Stunde eine Antwort mit Terminvorschlag.
Anzeige in 30 Min. statt 2 Std.Statt Maße, Material und Stückzahl aus Anfrage und Zeichnung abzutippen, liegt ein Kalkulationsentwurf mit offenen Fragen bereit. Den Preis geben Sie frei.
30 bis 60 Min. weniger pro AngebotBestellungen per Mail oder PDF werden ausgelesen und als Auftrag angelegt. Was unklar ist, landet zur Prüfung beim Innendienst.
weniger Abtippen und TippfehlerStatt jede Lieferanten-Auftragsbestätigung mit der Bestellung zu vergleichen, meldet die KI nur Abweichungen bei Preis, Menge und Termin.
2 bis 4 Std. pro Woche im EinkaufAus Kundenmail, Fotos und ähnlichen Altfällen entsteht der Entwurf für Sofortmaßnahmen und 8D-Bericht.
1 bis 2 Std. weniger je ReklamationEntwürfe für Betriebsanleitung und Prüfnachweise entstehen aus Stückliste und Vorlagen. Die Fachprüfung bleibt bei Ihnen.
30 bis 50 % weniger SchreibzeitBestellstatus und Sendungsnummer kommen aus dem Shop, die Antwort steht in Ihrem Ton bereit.
3 bis 8 Std. pro WocheText, Kurzbeschreibung und Bildbeschreibung für die Barrierefreiheit in einem Schritt.
5 statt 20 bis 30 Min. pro ArtikelWelche Suchbegriffe Geld verbrennen, mit Vorschlag. Geändert wird erst nach Ihrem OK.
5 bis 15 % weniger StreuverlustProduktdaten und Antworten so aufbereitet, dass ChatGPT und Google Ihren Shop empfehlen können.
messbar nach 2 bis 3 MonatenMails landen sortiert nach Haus und Vorgang, Wasserschaden und Heizungsausfall sind rot markiert, die Antwort ist vorbereitet.
rund ein Arbeitstag pro WocheMieter oder Eigentümer melden mit Fotos, die KI fragt fehlende Angaben nach und bereitet den Auftrag an den Handwerker vor.
10 bis 15 Min. pro Schaden„Wer zahlt das Balkonfenster?“ Die Antwort kommt aus Teilungserklärung und Beschlusssammlung, mit Fundstelle.
2 bis 5 statt 15 bis 30 Min. SucheAus Tagesordnung, Abstimmungsergebnissen und Ihrer Mitschrift entsteht der Protokollentwurf samt Beschlusstexten, eine Tonaufnahme ist nicht nötig.
1 bis 2 Std. weniger pro VersammlungStatt im vollen Service ans Telefon zu hetzen: Die KI nimmt Tisch- und Zimmeranfragen an und trägt sie ins Reservierungsbuch ein.
1 bis 2 Std. weniger Telefon pro TagFür Zimmer-, Gruppen- und Feieranfragen liegen Antwortentwürfe bereit, auf Deutsch, Englisch oder Italienisch. Preise kommen aus Ihrem Buchungssystem.
45 bis 90 Min. pro TagFür jede Bewertung auf Google oder Booking liegt ein passender Antwortentwurf bereit, Sie geben nur noch frei.
1 bis 2 Std. pro WocheAus den Rezepten entstehen Allergenkennzeichnung und englische Karte, die Küche prüft vor dem Druck.
1 bis 3 Std. pro Woche bei wechselnder KarteSpringt der Auftrag auf „fertig“, bekommt der Kunde automatisch Bescheid, mit Abholzeit.
5 bis 10 Anrufe weniger am TagFoto und Sprachnotiz vom Mechaniker werden zur verständlichen Nachricht, der Kunde gibt per Link frei.
die Hebebühne ist schneller freiEinlagerungskunden werden in Wellen eingeladen und buchen ihren Termin selbst.
20 bis 40 Anrufe weniger pro WocheJeder Kunde wird rechtzeitig an HU, Inspektion oder Bremsflüssigkeit erinnert, mit Buchungslink.
mehr Stammkunden kommen wiederAlle Angaben zu Zeitersparnis und Wirkung sind Schätzungen für typische Betriebe, keine Zusagen und keine Ergebnisse aus Kundenprojekten. Im KI-Check rechnen wir mit Ihren Zahlen.
So arbeiten wir zusammen
Ich schaue mir Ihre Abläufe an, am besten direkt bei Ihnen im Betrieb. Sie bekommen eine priorisierte Liste der drei Stellen, an denen KI am meisten Zeit spart, mit Kosten, laufenden Gebühren und Fördermöglichkeiten.
Ein Ablauf geht live, zum Beispiel der Telefonassistent oder die Belegroutine. Sie sehen den Nutzen, bevor mehr passiert.
Ich halte die Abläufe am Laufen, passe sie an, wenn sich etwas ändert, und bleibe Ihr fester Ansprechpartner.
Was KI kann und welche Daten nicht hineingehören, mit Übungen aus Ihrem Alltag. Mit Teilnahmebestätigung für Ihre Dokumentation nach Art. 4 KI-Verordnung.
Digitalbonus Bayern: Der Freistaat übernimmt bis zur Hälfte der förderfähigen Ausgaben, wenn eine digitale Lösung eingeführt wird, ausdrücklich auch mit KI. Voraussetzungen: gewerblicher Betrieb unter 50 Beschäftigten mit Betriebsstätte in Bayern, mindestens 4.000 € förderfähige Ausgaben. Beratung und Schulung zählen nur zusammen mit der Umsetzung, der KI-Check allein also nicht. Den Antrag stellen Sie selbst über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto, bevor Sie die Umsetzung beauftragen. Ich bereite Vorhabenbeschreibung und Kostenplan mit Ihnen vor.
Alle Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmen. Preise zzgl. 19 % USt.
Datenschutz
Für Ihre Daten nutze ich ausschließlich Geschäftstarife und API-Zugänge, deren Vertrag das Training mit Ihren Daten ausschließt. Private Konten kommen für Kundendaten nicht zum Einsatz.
Für jedes Werkzeug, das Kundendaten verarbeitet, schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, ich bereite ihn vor. Bevor ich selbst Kunden- oder Mieterdaten sehe, bekommen Sie auch von mir einen. Wo kein sauberer Vertrag möglich ist, rate ich vom Werkzeug ab.
Wo immer es geht. Rechnet ein Anbieter nur in den USA, sage ich es vorher. Besonders Sensibles bleibt auf Wunsch ganz bei Ihnen im Haus, mit lokalen Modellen.
Standardwerkzeuge statt Eigenbau, jede Automatisierung dokumentiert. Alles, was ich einrichte, gehört Ihnen.
Werkzeuge, aus denen ich wähle
Ich wähle je Betrieb das Werkzeug, das zu Ihren Daten und Ihrer Software passt. Wo es geht, mit Servern in Deutschland oder der EU.
Genannte Marken gehören ihren Inhabern. Die Logos zeigen Werkzeuge, aus denen ich je nach Betrieb auswähle. Eine Partnerschaft mit den Herstellern besteht nicht.
Häufige Fragen
Der Einstieg ist der KI-Check: zwei Tage, Festpreis 1.900 € zzgl. USt. Danach wissen Sie, welche zwei oder drei Anwendungen sich bei Ihnen lohnen und was sie laufend kosten. Für Pilot oder Betreuung bekommen Sie ein eigenes Angebot.
Teilweise. Der Digitalbonus übernimmt bis zu 50 % (Standard bis 7.500 €, Plus bis 30.000 €), Beratung und Schulung aber nur zusammen mit der Einführung einer konkreten Lösung und erst ab 4.000 € förderfähigen Ausgaben. Der KI-Check allein ist deshalb nicht förderfähig. Wichtig ist die Reihenfolge: Als Beginn gilt schon der Auftrag an einen Dienstleister, auch mündlich. Den Antrag für die Umsetzung stellen Sie selbst über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto, bevor Sie Pilot oder Umsetzung beauftragen. Ich bereite Vorhabenbeschreibung und Kostenplan mit Ihnen vor. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, die Mittel werden monatlich vergeben.
Gewerbliche Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten, höchstens 10 Mio. € Jahresumsatz oder Bilanzsumme und einer Betriebsstätte in Bayern. Freie Berufe wie Kanzleien sind ausgeschlossen. Das Programm läuft bis Ende 2027.
Wer KI im Betrieb nutzt, und sei es nur ChatGPT für Angebotstexte, muss nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen für die KI-Kompetenz seiner Leute ergreifen. Die Pflicht gilt seit Februar 2025 und wurde 2026 abgeschwächt, aber nicht abgeschafft. Ich schule Ihr Team an Ihren eigenen Anwendungen und dokumentiere, wer wann geschult wurde.
Nein. Ich fange mit dem an, was Sie schon nutzen: Mailprogramm, Handwerkersoftware, Hausverwaltungsprogramm oder Shopsystem, und verbinde es sinnvoll. Mit Ihrer IT-Firma arbeite ich zusammen, nicht gegen sie.
Personenbezogene Daten gehören nicht in kostenlose Chat-Tools. Ich prüfe bei jeder Anwendung, welche Daten sie wirklich braucht, und setze auf Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Servern in der EU. Wo das nicht sauber geht, rate ich ab.
Für Betriebe bis etwa 50 Beschäftigte, in denen viel Büroarbeit an wenigen Leuten hängt: Angebote, Rechnungen, E-Mails, Terminvergabe, Mieteranfragen, Produkttexte. Typisch sind Handwerksbetriebe, kleine Hersteller und Großhändler, Onlinehändler, Hausverwaltungen, Hotels und Gasthöfe sowie Kfz-Werkstätten.
Die eine beste KI gibt es nicht. Eine Werkstatt mit vielen verpassten Anrufen braucht etwas anderes als ein Dachdecker, bei dem sich die Angebote stapeln. Im KI-Check suche ich die Werkzeuge heraus, die zu Ihrem Engpass passen, und wir testen sie an echten Fällen aus Ihrem Betrieb.
Wenn im Büro kaum Routine anfällt, wenn die nötigen Daten fehlen oder wenn ein Werkzeug Ihre Kundendaten nicht sauber nach DSGVO verarbeiten kann. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch oder im KI-Check, auch wenn es mich einen Auftrag kostet.
Machen Sie das ruhig. Die Handwerkskammer für München und Oberbayern bietet ihren Mitgliedsbetrieben eine kostenlose Erstberatung zu Digitalisierung und KI, das ist ein guter Überblick. Ich komme danach: Ich baue den Pilot mit Ihnen, schule das Team und bleibe als fester Ansprechpartner dabei.
Ja. Im Raum Freising, Erding, Landshut, Pfaffenhofen und München bin ich schnell bei Ihnen, und den KI-Check machen wir am besten direkt in Ihrem Betrieb. Betriebe weiter weg in Bayern begleite ich überwiegend per Video.
Für die Stadt Freising und ihre Gesellschaften arbeite ich wegen meines Mandats nicht, ebenso wenig für Betriebe mit einem laufenden Vorgang im Stadtrat oder in einem Ausschuss, in dem ich sitze. Kommt ein Kunde später auf die Tagesordnung, zeige ich das an und stimme nicht mit.
Nach den zwei Tagen KI-Check haben Sie eine priorisierte Liste mit Aufwand und erwarteter Zeitersparnis. Den Pilot halten wir bewusst klein, damit er nach wenigen Wochen im Alltag läuft und Sie selbst sehen, ob er sich lohnt.